DE DERDE STAP TOT EEN GOED PLAN

Dit artikel is de derde in een driedelige serie over het plannen van je werk en studie en alles eromheen. Hoe een plan te maken dat fijn, praktisch en ook nog dieper betekenisvol is? Hoe kun je het plannen als een spirituele oefening inzetten? Niet als een project om je leven te verbeteren, maar als ondersteuning voor dat wat er van binnen leeft.

Stap 1 was plannen van je vakanties. Stap 2 was het inventariseren van je behoeftes. (Heb je die twee artikelen nog niet gelezen? Je vindt ze hierboven, bij de BLOG). En stap 3 zal het maken van de rest van het uiteindelijke, concrete plan zijn.

RUIMTE VOOR MOGELIJKHEDEN

Heb je weerstand tegen planning?  Zo is het leven toch niet, denk je misschien. Ik wil vrij zijn, denk je misschien. Waar blijft de spontaniteit, denk je misschien. Het leven heb je toch niet in de hand, denk je misschien.

Maar geloof me als ik zeg dat een plan er niet is om je te beperken. Een plan maak je om ruimte te maken voor de mogelijkheden. Een plan geeft rust. Rust geeft ruimte. Ruimte geeft mogelijkheden.

Een plan maken en je eraan houden heeft een aantal heerlijke voordelen.

• Je hebt niet meer het gevoel dat je te weinig doet
• Je hebt niet meer het gevoel dat je te veel doet
• Je hebt niet meer het gevoel dat je iets anders doet dan je eigenlijk had moeten doen
• Je hebt niet meer het gevoel dat je totaal niet weet waarom je aan het doen bent wat je aan het doen bent
• Je hebt niet meer het gevoel dat je totaal niet weet wat je eigenlijk wel aan het doen bent

En wat als je je niet aan je plan kunt houden?

Dan maak je een nieuw plan. Totdat je een plan hebt dat je vol kunt houden. Alleen een plan dat tegenmoetkomt aan je karakter, je behoeftes en je mogelijkheden is levensvatbaar. Als dat zo is houd je het makkelijk vol. En als het dan door omstandigheden anders gaat dan je van plan was; dan schuif je gewoon  met dingen en maak je een nieuw plan.

DE DERDE STAP TOT EEN GOED PLAN: HET UITEINDELIJKE KWARTAALPLAN

Waar we uiteindelijk willen komen is een kwartaalplan waar je per dag weet wat je van plan bent. Ik heb het zelf op een gegeven moment voor mezelf gemaakt en het heeft mijn leven letterlijk veranderd. Ik hoop dat jij er ook zo veel plezier uit gaat halen als ik!

We gaan het kwartaalplan in drie stappen maken.

Stap 1: Je dagindeling en je weekindeling helder krijgen
Stap 2. Het jaarplan laten kloppen
Stap 3: Je kwartaalplan maken

Stap 1: Je dag indeling en je week indeling helder krijgen

In het vorige artikel, over stap 2, hadden we onze behoeftes in kaart gebracht. Aan deze behoeftes wil je tegemoet komen zodat je het leven kunt leiden dat je graag wilt leiden en dat je nodig hebt om ruimte te hebben voor alles wat jij belangrijk vindt.

Wat betekent het voor je dag en week planning?

Wat vind je fijn om te doen? Hoe vind je het fijn om te leven? Laat dit door je heen gaan.

• Hoe ziet je ideale ochtend er uit? Wil je vroeg opstaan en eerst gaan wandelen? Of oefeningen doen? Mediteren? Of wil je juist lekker langzaam wakker worden en relaxed je capucchino drinken terwijl je de krant leest? Of lekker rustig met je kinderen ontbijten?
• Hoe ziet je ideale week er uit? Hoeveel dagen werk je? Werk je de hele dag of ga je eerst met de hond wandelen? Wil je maandag rustig aan doen? Dinsdag een halve dag werken en een halve dag in de natuur? Woensdag en donderdag de hele dag werken? Zaterdag schrijven?
• Hoeveel uur wil je werken? Hoeveel uur wil je studeren?
• Hoeveel tijd wil je vrij hebben voor hobby’s, kinderen, luieren, onverwachte dingen, uitrusten en al je andere beohoeftes?

Maak een verschil tussen wat je denkt te willen en wat je echt wil. Misschien denk je dat het heel belangrijk is om altijd zelf te koken maar is het feitelijk eigenlijk helemaal niet erg als je drie dagen per week kant en klaar eet. Of misschien vind je het bijvoorbeeld een geweldig idee om elke ochtend te mediteren maar blijkt het in de praktijk niet te lukken en is het eigenlijk voor jou ook niet van toepassing.

Wat werkt voor jou echt? Waar wordt je echt blij van? Wat houd je vol? Wat hoort echt bij je? Hoe doe je het als vanzelf al?

Het hoeft niet te zijn zoals het hoort.
Het hoeft niet te zijn zoals je hebt geleerd dat het moet.
Het hoeft niet het ideaalbeeld te zijn.
Je hoeft nergens aan te voldoen.
Er is niets dat per se zus of zo moet.

Je bent vrij om je leven te leiden precies zoals jij wilt. Het hoeft niet perfect! Het hoeft niet beter dan wat jij ervan kunt maken! Gewoon, zoals jij wil. Gewoon zoals jij kunt.

Stel je zelf vragen en zoek naar antwoorden waarmee al je drie centra: Hoofd, Hart en Hara mee eens zijn. Vraag jezelf bijvoorbeeld af of maandag een goede dag is om behandelingen te geven (als je een massagepraktijk hebt bijvoorbeeld).

• Voel naar je Hara (=buik): wat zegt je Hara (=buik)?
• Voel naar je Hart: wat zegt je Hart?
• Voel naar je Hoofd: wat zegt je Hoofd?

Zoek net zo lang naar een antwoord totdat alle drie de centra ermee kunnen instemmen. Neem hier de tijd voor. Je kunt ook dingen uitproberen en onderweg weer je plan veranderen als het niet blijkt te werken zoals je bedacht had.

Als voorbeeld. Ik heb voor mezelf uitgevogeld dat ik:

• gemiddeld 3 dagen in de week vrij wil zijn (waarvan 2 om uit te rusten en 1 is mijn pre-pensioen: een extra vrije dag om met leuke dingen bezig te zijn) en alle avonden behalve dinsdag wil ik ook vrij zijn
• totaal gemiddeld 30 uur  in de week wil werken; 24 uur verdeeld over 4 dagen en de resterende 6 uur “mag” ik op mijn vrije dagen en avonden tussendoor doen (dat gebeurt vanzelf met alle emails enzovoort)
• (bijna) elke ochtend met de hond een uur wil wandelen
• gemiddeld 3 ochtenden in de week met mijn buddy’s om 8 uur wil skypen en over het werk wil brainstormen, inqueren en mediteren, en dat dat ook als werktijd geldt, en dat ik dat ook doe om op tijd op te staan en om een ritme voor mezelf te creëren (belangrijk voor mij om een reden te hebben om op te staan, anders blijf ik te lang liggen)
• mag luieren en niets doen als ik daar zin in heb
• niet altijd optimaal hoef te presteren, maar als ik inspiratie heb ook over mijn werkuren mag gaan (als het maar niet constant is)
• minimaal een keer per jaar minimaal een week voor mezelf organiseer om te schrijven op een andere lokatie dan thuis

De opdracht is dus om voor jezelf dit soort dingen vast te gaan leggen. Wat zijn de dingen die je dagen en weken definiëren??

Stap 2: Het jaarplan laten kloppen

Okay. Nu begint het echte plannen. Hoe ziet jouw jaar er uit?

De vakanties heb je al vastgelegd bij stap 1. Hoeveel weken blijven er over? En welke activiteiten worden binnen die weken uitgevoerd? Dit is een kwestie van rekenen en bedenken en nadenken en overal rekening mee houden. Ik deed er zelf uren en uren over…..

Heb je een eigen praktijk? Of een ander soort eigen bedrijf?

Houd er dan rekening mee dat hoogstens de helft van je werktijd letterlijk het werk is wat je doet, de andere helft is alles eromheen: administratie, marketing, planning, schrijven, mijmeren, mediteren, brainstormen, netwerken, communicatie, regeldingen, inspiratie opdoen, cursussen volgen, trainingen doen, dingen inkopen, kussens naaien (ik zeg maar wat).

Dus als je bijvoorbeeld een massagepraktijk hebt en twee dagen 6 uur bezig bent in je praktijk. Reken er dan gerust op dat je naast die 12 werkuren in je praktijk (waarin je misschien totaal 8 behandelingen kunt geven) 12 uur nodig hebt voor andere werkzaamheden. Als je bedrijf wat groter wordt en meer in gaat houden, is de verhouding meestal 1/3 feitelijk werk, 2/3 eromheen.

Ik weet dat veel ondernemers, zeker aan het begin, alleen de werkuren tellen als werk. En met de rest geen rekening houden. Met het resultaat dat het bedrijf zich niet kan ontwikkelen bij gebrek aan planning en marketing en dat je uiteindelijk, als het toch wat beter gaat lopen, veel te veel uren maakt omdat die dingen eromheen toch tijd kosten.

Bij mij komt een jaarplanning op het volgende neer.

• 10 weken vakantie en 2 weken retraite per jaar
• 40 weken werken per jaar, 30 uur per week, 1200 uur per jaar
• 4 werkdagen per week x 40 = 160 werkdagen per jaar
• 3 vrije dagen per week x 40 = 120 vrije dagen per jaar (buiten de vakanties om)
• 50 dagen lesgeven per jaar á 8 uur werk = 400 uur (1/3 van mijn werktijd)
• 110 dagen en 800 uur over voor alles eromheen (2/3 van mijn werktijd)
• 6 uur per week daarvan tijdens de 120 vrije dagen = 240 uur
• 560 uur tijdens de 110 werkdagen = ongeveer 6 uur werken per dag

Vanuit deze cijfers ben ik mijn kwartaalplan gaan maken.

Stap 3: Het kwartaal plan maken

Nu heb je weer een whiteboard en kleurstiften of een groot vel met Post It blaadjes in verschillende kleuren nodig.

Zie hier mijn kwartaalplan. Het betreft 10 weken vanaf 25 mei, want daarna heb ik vakantie tot 25 augustus. Bij elkaar is het dus 3 maanden, maar niet alles staat er nu op. (Ik moet een groter whiteboard aanschaffen voor na 25 augustus….)

Maak zoals hier boven, of op een andere manier, een rooster met 12+ weken, 7 dagen per week. Elke dag van de 3 maanden  staat er op. Dus bijna 100 dagen (hokjes) staan er op.

En nu ga je markeren. Met stift als je met een white board werkt. Of met Post It blaadjes als je met een grote vellen werkt. Het is belangrijk dat je kunt blijven schuiven totdat het klopt.

Werkdagen. Behandeldagen. Thuiswerkdagen. Vrije dagen. Uitrustdagen. Extra vrije dagen. Wat bij jou maar van toepassing is. Gebruik verschillende kleuren of tekens om aan te geven wat voor een dag het betreft.

Begin met het aangeven van de vrije dagen en vakanties. Daarna de verschillende soorten werk of studiedagen. Blijf voelen of het klopt.

Als je het plan zo in zijn geheel kunt zien, zie je makkelijk waar de valkuilen in zitten. Waar moet je wat schuiven om voldoende rust en ruimte te blijven houden? Waar kun je wat extra gas geven? Wat zegt je Hara, wat zegt je Hart en wat zegt je Hoofd? Blijf voelen of het voor alle drie de centra klopt en schuif en schuif totdat het zo is.

Sinds ik dit plan heb kijk ik er elke dag naar. De groene streepjes zijn vrije dagen. Rode rondjes zijn dagen met lesgeven en ander buitenshuis werk. Blauwe rondjes zijn thuiswerkdagen voor alles er omheen. Als er iets verandert kan ik goed zien wat voor consequenties het voor de rest heeft. En kan ik weer schuiven totdat het weer klopt. I love it!

Heel veel plezier met je eigen kwartaalplan!

Laat hieronder weten wat je onderweg tegengekomen bent!

Lieve groeten,

JAANA

Ps. Het is natuurlijk een fantastisch moment om een plan te maken voor na de zomer of voor 2020. En dan lekker de vakantie in!